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SimmBook – Manual de Usuarios

 SimmBook

¿Qué es SimmBook y cómo funciona?

SimmBook es una aplicación web que permite mantener actualizados y organizados todos los contactos corporativos en un solo lugar. Cada usuario podrá organizar y compartir los datos de sus contactos mediante listas públicas o privadas de forma sencilla y eficaz. Cuenta con identificador de llamantes, para una mejor identificación de las llamadas recibidas y la posibilidad de iniciar una llamada desde el directorio sin necesidad de marcar el número de teléfono.

 

Descarga e Instalación

La instalación del sistema SimmBook requiere que haya una solución basada en Asterisk en funcionamiento, en la cual se va a instalar la aplicación. La versión actual de SimmBook, no puede ser instalada en otro equipo que no sea nuestra máquina Asterisk. (ver manual de instalación)

Puede descargar de forma gratuita el software desde https://simmlicences.com/download/simmbook_installer_64bits. Todos los productos de SimmLine cuentan con una versión de prueba por 15 días, sin ningún tipo de restricción.

 

Accediendo a SimmBook

Para acceder a SimmBook es necesario abrir un navegador web y en la barra de direcciones ingresar http://your.server.ip/simmbook.

La primera vez que se accede, se solicitará la clave de activación del producto. Esta clave será enviada por email al comprar la licencia, o al activar la versión de prueba.

Para activar un trial por 15 días o adquirir una licencia de SimmBook, es necesario registrarse en nuestro portal www.simmlicenses.com, el registro es totalmente gratuito y solo requiere una cuenta de email válida para el alta de su cuenta en SimmLicenses.

 

Inicio de Sesión

SimmBook está compuesto por dos secciones, una pestaña muestra las Extensiones que están registradas en la PBX  y brinda la posibilidad de llamar a la extensión haciendo click en el botón .

La segunda pestaña «SimmBook Login», permite a los usuarios loguear a SimmBook para ver los contactos, las listas y demás funcionalidades de la aplicación.

 

Acceso Administradores

Por defecto SimmBook provee un usuario Administrador que cuenta con acceso a todas las funcionalidades del sistema y cuyas credenciales son: Usuario: admin / Password: admin

Por mayor seguridad, se recomienda modificar el password provisto por defecto.

 

Panel Principal

Después de iniciar sesión correctamente, se le presentará la ventana del panel principal.

Los usuarios podrán visualizar a la izquierda de la pantalla el menú de opciones de la plataforma, y en el centro de la pantalla 4 pestañas que permiten consultar: todos los contactos que creo el usuario, los contactos marcados como favoritos, las extensiones de la PBX y los contactos agrupados por listas.

Las listas que se muestran en la pestaña «Contactos por Lista«, son las Listas Privadas que el usuario definió, y las listas definidas como Públicas por los demás usuarios de SimmBook.

Desde el panel principal los usuarios disponen de un campo Buscar que le permite filtrar cualquier cadena o número, pueden iniciar una llamada solo con un click en el botón  ubicado a la derecha de número de teléfono y consultar los datos personales del contacto mediante el botón .

 

Menú Configuración

Desde el menú configuración, los usuarios podrán configurar los parámetros generales del sistema y acceder a la gestión de usuarios y perfiles de usuarios.

 

Parámetros Generales

Una vez que seleccione ‘Parámetros Generales’, se le presentará la Ventana de Parámetros, como se muestra a continuación:

Desde los parámetros generales los usuarios podrán establecer los datos generales de la empresa y definir que prefijo se sugerirá al momento de crear un contacto.

La mayoría de los campos son auto explicativos, como nombre, dirección, etc.

El campo Idioma, define el idioma se visualizará el sistema  de forma global (para todos los usuarios del sistema). Actualmente está disponible en tres idiomas: Español, Inglés y Portugués.

Prefijo, define que ruta saliente debe tomar asterisk para realizar la llamada al número del contacto. Este valor se muestra al momento de crear un nuevo contacto y puede ser modificado.

Datos Asterisk, por defecto cuando se instala SimmAgents se crea un usuario AMI con los valores que se muestran en los campos, Host, User y Password. Si se desea cambiar el usaario AMI o el Password, se debe modificar primero aquí y luego seguir los pasos detallados AQUÍ para la creación o modificación del usuario de Asterisk Manager Interface.

 

Perfiles de Usuarios

Es una agrupación de permisos que determina qué accesos y acciones podrá realizar cada usuario dentro de SimmBook. Cada usuario puede pertenecer a un grupo y cada grupo puede ser compartido por varios usuarios.

Por defecto SimmBook traer creado un Perfil de Usuarios Administrador que no puede ser eliminado y que tiene acceso a todas las funcionalidades de la plataforma.

El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Perfil para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos, eliminarlos o definir los permisos. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

Definición de Permisos

Al hacer click en el botón  es posible establecer que accesos y acciones estarán habilitadas para el perfil seleccionado.

 

Usuarios

Los usuarios son todas las personas que necesitan acceder al sistema y de quienes se desea tener un registro personalizado de los accesos y acciones que podrá realizar.

El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Usuario para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos o eliminarlos. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

El usuario administrador al igual que el Perfil Administrador, está creado por defecto y no puede ser eliminado.

El campo caducidad determina el período durante un usuario estará activo. Cada vez que el usuario ingrese, el sistema chequeará si el usuario está dentro del período determinado. En caso de dejar el campo en blanco, el usuario no caducará.

 

Menú Contactos, Listas de Contactos, Categorías y Contactos Ocultos

Esta sección permite crear, modificar y eliminar contactos, listas, categorías y blacklist. Para una mejor experiencia al configurar la plataforma, se recomienda primero crear las Listas de Contactos, las Categorías  y luego los Contactos.

 

Listas de Contactos

Las listas de Contactos permiten agrupar los contactos para una mejor identificación y para poder compartirlos con los demás usuarios de la aplicación. Las listas pueden ser Privadas o Públicas.

Privadas: las listas privadas y los contactos que la integran solo pueden ser visualizados por el usuario que las creo (propietario).

Públicas: las listas públicas y los contactos que la integran pueden ser visualizadas por todos los usuarios del sistema, desde la pestaña Contactos por Lista del panel principal.

El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Lista para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos, eliminarlos o asignar contactos a la lista de forma masiva. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

 

 Asignar Contactos a una Lista

SimmBook provee 2 formas de vincular o desvincular un Contacto a una lista:

1- Desde la interfaz de creación de un contacto, al momento de dar de alta cada contacto el sistema nos permitirá indicar a que lista pertenece.

2 – O desde la acción  Agregar Contactos a la Lista, en la cual se mostrarán todos los contactos que creo el usuario y mediante la selección o desmarcación, estaremos indicando quienes pertenecen a la lista seleccionada.

 

Categoría de Contactos

Las categorías de Contactos son junto con las Listas otra forma de agrupación, su uso está pensado para complementar las listas, pero también puede utilizarse de forma independiente. Supongamos que se crea una lista Funcionarios que contiene todos los funcionarios de la empresa, y a su vez se desea agrupar los contactos por departamento, mediante la creación de los departamentos como categorías, contaríamos con un filtro que es la lista Funcionarios y otro por departamento / categoría.

El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Categoría para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos o eliminarlos. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

 

Contactos

En SimmBook un contacto es toda persona o empresa de la cual se desea tener un registro de los datos personales o de contacto. El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Contacto para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos o eliminarlos. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

Los contactos son privados y solo pueden ser modificados, eliminados o consultados por el usuario que lo creo. El único caso en que un contacto es visible para los demás usuarios de SimmBook es cuando se lo vincula a una Lista de Contactos Pública.

La mayoría de los campos son auto explicativos, como nombre, dirección, etc, en el caso del Prefijo, define que ruta saliente debe tomar asterisk para realizar la llamada al número del contacto.

 

Contactos Ocultos

Los contactos ocultos funciona igual que una blacklist, los números de teléfonos que se ingresen en este campo no serán visualizados en ninguna parte del sistema. El uso es directo. Puede hacer clic en el botón + Crear Contacto Oculto para insertar nuevos registros o hacer clic en los botones de acción de cada registro para editarlos o eliminarlos. Hay un cuadro de búsqueda que le permite buscar cualquier cadena o número.

 

Herramientas

Dentro del menú herramientas disponemos de dos opciones: Importación Contactos y Agenda Remota Yealink.

 

Importar Contactos

Desde un archivo externo en formato .Txt o .Csv.  la herramienta permite crear un Contacto o modificarlo en caso de que exista un registro con el mismo Nombre o igual nombre de empresa.

Al hacer clic en el botón Seleccionar Archivo, le mostrará una ventana para buscar el archivo txt o csv a importar. La primera línea del archivo ya debe contener el primer registro que desea insertar. Los campos que debe contener el archivo son: Nombre Completo; Empresa; Razón Social; Teléfono 1; Teléfono 2; Email; Dirección; Localidad;

En caso de que alguno de los campos no se desee completar se debe dejar vacío pero respetando que todos los registros tengan 8 valores definidos.

Este es un archivo de muestra con el formato que debe tener el archivo para una correcta importación:

funcionarios.csv
Diego Pereira ;SimmLine ;SimmLine Inc. ;11223344 ;55669977 ;info@simmline.com ;  ;Montevideo;
Carolina Alustiza; SimmLine;  ;88552200 ;  ;info@simmline.com ;  ;  ;

 

Agenda Remota Yealink

Esta herramienta genera la URL necesaria para que los teléfonos Yealink con soporte para Agenda Remota, importen de forma automática los contactos en el teléfono. Para conocer si su modelo cuenta con dicha capacidad y como configurar la agenda remota consulte la información en la página del fabricante.

 

 


Ante cualquier consulta sobre los pasos detallados en este documento, contáctenos a la casilla support@simmline.com que con gusto lo ayudaremos.

Equipo SimmLine.

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